Termoigrometro:

come per gli archivi storici, l’umidità aggredisce anche gli archivi aziendali dove, in ottemperanza alle normative, vengono conservate le documentazioni fiscali

A volte, si sa, il cammino legislativo che porta a colmare ogni lacuna su un determinato argomento è lungo: è il caso della normativa relativa alla procedura informatico-legale della conservazione sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini fiscali. Il D.M. 24 gennaio 2004, unitamente alla Deliberazione CNIPA n. 11/2004, infatti, hanno chiarito la possibilità di conservare su supporto informatico i documenti con valore fiscale, quali, ad esempio le fatture e i registri IVA. Naturalmente perché la conservazione sostitutiva abbia valore legale occorre che i documenti vengano trattati mediante la cosiddetta firma digitale, la quale garantisce la loro “cristallizzazione” per quanto riguarda forma, contenuto e datazione. Si tratta indubbiamente di un notevole passo avanti, che permette, in linea di principio, l’eliminazione di archivi cartacei, il risparmio sulla stampa di documenti trasmessi mediante posta elettronica, la maggior garanzia di tutela dei documenti (le aziende che offrono il servizio di conservazione sostitutiva, infatti, producono almeno due copie di ogni blocco documentale). Fino al marzo di quest’anno, tuttavia, non era ancora chiaro se la procedura di dematerializzazione fosse possibile anche per i DDT: ad oggi, nonostante la risoluzione 19/E del marzo 2013 con cui l’Agenzia delle Entrate dirime la questione includendo i documenti di trasporto, moltissime aziende si trovano a non avere le risorse sufficienti per procedere all’archiviazione sostitutiva di tali documenti, poiché si parlerebbe di sostenere una spesa considerevole per trattare la documentazione raccolta in dieci anni, ovvero il tempo stabilito per legge durante il quale i documenti non possono venire distrutti.

Per questioni di uso razionale dello spazio, soprattutto le PMI, conservano negli uffici amministrativi i documenti relativi all’anno fiscale in corso e a quello precedente, andando ad archiviare il pregresso, molto spesso, in ambienti sotterranei. È palese che una simile collocazione, per garantire l’integrità dei documenti, non possa essere lasciata in condizioni microclimatiche non controllate: un termoigrometro è lo strumento più affidabile per difendere dalle insidie dell’umidità documentazioni con valore legale e probatorio che l’azienda è tenuta ad esibire in caso di richiesta delle autorità competenti.

Umiflu, termoigrometro che opera senza necessità di presidio presso il PC cui è collegato grazie all’invio di email e SMS di alert, offre la possibilità di monitorare 24 ore su 24 temperatura e umidità di simili ambienti sotterranei preservandoli in particolare dai danni che l’umidità può provocare. Per l’impostazione mediante software dei parametri idonei alla conservazione della carta è possibile fare riferimento alla norma UNI 10829:1999 secondo la quale la temperatura non deve superare il range compreso tra 13 °C e 18 °C con un margine di tolleranza di ±3 °C e l’umidità relativa deve assestarsi tra il 50 e il 60%. Poiché danni irreversibili ai documenti fiscali su supporto cartaceo si manifestano con il protrarsi di condizioni miroclimatiche sfavorevoli, è possibile usufruire di una consulenza gratuita: professionisti dell’elettronica vi renderanno chiaro quanto sia semplice e accessibile impostare correttamente il termoigrometro, così da non imporre soglie troppo stringenti che potrebbero portare al lancio degli alert anche in condizioni non rischiose; il tutto senza perdere la possibilità di avere un report completo delle variazioni dell’ambiente sottoposto a controllo.

M.F. Pria